Wat is Projectbeheersing? – Een Heldere en Praktische Visie

Er zijn talloze voorbeelden van projecten die flink uit de bocht vliegen, langer duren of waarvan het eindproduct niet het gewenste resultaat heeft. Om dit soort scenario’s te voorkomen, investeren veel grote organisaties in projectbeheersing. Maar wat houdt projectbeheersing precies in? Dat bespreken we in deze blog.

Wat is projectbeheersing?

Projectbeheersing is het managen van onzekerheden in een gecreëerde beheersbare omgeving. Binnen deze omgeving worden wijzigingen gecontroleerd (bewust) doorgevoerd. Het heeft als doel te allen tijde controle te hebben over het project. Projectbeheersers maken dit mogelijk door de juiste sturingsinformatie te verzamelen, te verwerken en te rapporteren.

Projecten zijn dynamisch van aard en vaak afhankelijk van veranderingen in de omgeving. Daarom focust projectbeheersing zich op zaken die beheersbaar zijn voor de projectleider en het team. Factoren die de projectleider actief kan managen en waarop gestuurd kan worden.

Projectbeheersing: Sturen op de beheersbare factoren

Binnen projecten zijn er drie algemene beheersbare factoren: tijd, geld en kwaliteit.

Tijd

Met deze beheersbare factor wordt gerefereerd naar de planning. Projectbeheersers analyseren en rapporteren op planning vs. voortgang. Risico’s voor de planning worden geïdentificeerd en er worden beheersmaatregelen opgesteld.

Geld

Projectbeheersers kijken naar het beschikbare budget, de financiële planning en de gerealiseerde kosten. Kosten kunnen uit vele hoeken komen. Denk bijvoorbeeld aan uren van medewerkers, software licentiekosten en reiskosten. Projectbeheersers rapporteren Risks & Opportunities voor het budget, zodat de projectleider de juiste beslissingen kan nemen.

De planning en actuals worden gerapporteerd in euro’s of uren/dagen. Projectbeheersers gebruiken vaak technieken zoals de Earned Value Analysis. Deze techniek combineert de factoren tijd en geld en heeft metrics als output, welke als sturingsinformatie kunnen worden gebruikt.

Kwaliteit

Uit de project charter en andere projectdocumentatie moet blijken wat het doel van het project is en wat als succes wordt gezien. Het eindproduct moet aan bepaalde kwaliteitseisen voldoen – deze eisen worden bij voorkeur aan het begin van het project vastgelegd. In een Agile werkomgeving wordt hier net iets anders mee omgegaan.

Optimale beheersbaarheid van een project met GOTIK

De GOTIK-methodiek voegt ook nog “Informatie en Organisatie” aan de lijst van beheersbare factoren toe. Informatie refereert hier aan het inzichtelijk en transparant maken van alle informatie binnen een project. Daarnaast moet de organisatiestructuur in orde zijn: de governance van het project moet duidelijk zijn en de organisatie moet op een georganiseerde en tijdige manier beslissingen kunnen nemen. De projectbeheerser moet hierbij ook rekening houden met de (externe) omgeving van het project.

Uitbreidingen hierop zijn (1) GROTIK, waarbij er rekening wordt gehouden met de risico's; (2) GROTICK, waarbij er naast de risico's ook rekening wordt gehouden met communicatie en (3) GROTICK+V, waarbij er naast de risico's en communicatie ook rekening wordt gehouden met de veiligheid. Welke methode je gebruikt hangt af van verschillende factoren en rollen binnen het project, maar biedt te allen tijde een mooi kader om het project mee te beheersen.

wat-is-projectbeheersing-tijd-geld-kwaliteit-

Hoe herken je sturingsinformatie

Binnen al deze beheersbare elementen heb je verschillende soorten informatie. Om het simpel te houden kijken we naar twee soorten informatie: administratieve informatie en sturingsinformatie. Administratieve informatie is feitelijke informatie die vaak simpel uit een systeem gehaald kan worden. Maar projectleiders hebben meer nodig. Zij willen informatie die ze kunnen gebruiken om hun project te kunnen monitoren en tijdig bij te sturen.

Een effectieve PMO afdeling en goede projectbeheersers ondersteunen projectleiders door het verwerken van administratieve informatie tot sturingsinformatie. Dit kan door het maken van dashboards en het gebruik van indicatoren op verschillende niveaus (project, programma, portfolio, organisatiebreed).

Hierbij een voorbeeld van het verschil tussen administratieve informatie en sturingsinformatie.

Administratieve informatie: We hebben tot nu €300.000 uitgegeven op deze WBS
Sturingsinformatie: We hebben tot nu €300.000 van de €450.000 (67%) uitgegeven, maar het eindproduct is pas 50% af. RAG Indicator: Amber. Dit is een risico voor het slagen van het project en kan op manier X aangepakt worden.

Lees meer: Wat is een PMO?

Wat doe je als projectbeheerser?

Projectbeheersers leveren relevante, correcte en tijdige sturingsinformatie aan zodat de projectleider de juiste beslissingen kan nemen. Projectbeheersers werken hierbij in een adviserende en ondersteunende functie. De projectmanager blijft altijd eindverantwoordelijke voor het resultaat van het project. Het is in deze samenwerking cruciaal dat de projectbeheerser de juiste input krijgt van de projectleider en de rest van het team.

Hoewel de meeste grote organisaties tot op zekere hoogte aan projectbeheersing doen, zul je de term “projectbeheerser” niet vaak tegenkomen in vacatures of functiebeschrijvingen. Dat komt doordat deze term vaak wordt gebruikt als overkoepelende benaming voor diverse specialisaties of als afdeling binnen een organisatie.

Vaak zoeken organisaties specialisten binnen projectbeheersing. Specialistische rollen als “Project Planner”, “Project Controller” en “Risico Manager” vallen allemaal binnen dit kader. De “Manager Projectbeheersing” stuurt vaak een afdeling aan waarin deze professionals als team samenwerken. Deze centrale afdeling (vaak Project Management Office genoemd) stelt ook de standaarden voor projectbeheersing op.

Om deze reden is er niet één standaard functieomschrijving voor een baan als projectbeheerser.

wat-is-projectbeheersing-wat-doet-projectbeheerser

Waar vinden we projectbeheersers?

Projectbeheersing vindt plaats in vrijwel alle (middel-) grote organisaties waar vele of grote projecten worden gedraaid – zowel in de publieke als private sector. Grotere organisaties hebben veelal een Projectbeheersing afdeling waarin de standaarden worden opgesteld. Junior projectbeheersing professionals kunnen binnen zo’n afdeling ook goed worden opgeleid.

De mate van benodigde projectbeheersing varieert binnen organisaties en de complexiteit van projecten. Daarnaast komt het zelden voor dat 1 persoon alle activiteiten binnen projectbeheersing uitvoert. In kleinere projecten worden de projectbeheersing taken verdeeld tussen bijvoorbeeld een PMO, projectcontroller en projectleider. Deze professionals zijn meestal aan verschillende projecten tegelijkertijd verbonden. In grote projecten zijn de verschillende specialisten (zoals planning, control, resource management) meestal fulltime aan het project verbonden.

Essentium: detachering specialist in projectbeheersing

Hoewel projectbeheersers werken met standaarden, templates en regels, blijft projectbeheersing mensenwerk. Bij Essentium staat dit voorop. Wij matchen professionals met organisaties op een manier die werkt.

Ben je op zoek naar projectbeheersing professionals? Lees dan hier wat Essentium voor jouw organisatie kan betekenen.

Ben jij op zoek naar projectbeheersing vacatures? Bekijk al onze vacatures hier, of ga direct naar

Wat is Projectbeheersing? – Een Heldere en Praktische Visie