Wat is een PMO

Zowel grote als kleine organisaties hebben tegenwoordig naast de operationele of lijnorganisatie ook een projectorganisatie. De lijnorganisatie houdt zich bezig met de dagelijkse gang van zaken in een bedrijf. De projectorganisatie houdt zich vaak bezig met verbetertrajecten, software implementaties of andere projecten om het bedrijf naar een hoger niveau te brengen.

Binnen een projectorganisatie kan het gaan om enkele projecten per jaar. Binnen grotere bedrijven en multinationals is het echter niet ongekend om meer dan 500 projecten per jaar te draaien. Om deze projecten succesvol te laten verlopen, is het belangrijk de projecten tot op zekere hoogte te stroomlijnen. Daarom vinden we tegenwoordig in steeds meer bedrijven een PMO. Maar wat is een PMO nou eigenlijk precies, en wat doet een PMO zoal? Dat lees je in dit artikel.

1. Wat is een PMO: de afdeling

PMO is een afkorting die op verschillende niveaus binnen een organisatie gebruikt wordt. Om te beginnen staat PMO voor ‘project management office’. Een Project Management Office is een afdeling binnen een organisatie die zich richt op de ondersteuning en sturing van projecten, programma’s en portfolio’s.

Het doel van een PMO is in de kern om de kans op succes van projecten, programma’s en portfolio’s te vergroten. Succes kan het realiseren van de financiële voordelen van een business case zijn, maar ook simpelweg het op tijd en binnen budget laten slagen van een project.

Om deze doelen te bereiken, zorgt een PMO voor een structuur waarin projecten gemanaged worden. PMO’ers dragen bijvoorbeeld zorg voor controle en rapportage over de over lopende projecten. Door deze standaardisatie kunnen er vele voordelen behaald worden. Er is controle over de manier waarop gerapporteerd wordt zodat managementbeslissingen makkelijker genomen kunnen worden. Ook kunnen risico’s en mogelijkheden over het gehele portfolio van projecten gemanaged worden.

2. Wat is een PMO: de mensen

Nu we weten waar een PMO voor staat binnen een organisatie, gaan we een stapje verder. Binnen een organisatie is het mogelijk om op drie niveaus sturing te geven aan een PMO: strategisch, tactisch en praktisch. De mensen die hierbinnen werkzaam zijn, zijn de PMO’ers: project management officers, programma management officers en portfolio management officers. In dit artikel zullen we ons met name op deze termen richten, maar in de praktijk zien we dat er veel verschillende functietitels gebruikt worden voor PMO’ers. In de meeste gevallen doen deze mensen of afdelingen hetzelfde, soms net iets anders. Denk aan Project Ondersteuner, Project Officer, Project Support Officer, Programma Officer, Project Analyst, Portfolio officer, Projectbeheerser en nog veel meer.

Project Management Officers werken vaak samen met Project Managers om het project in goede banen te leiden.

3. Verschillende PMO’s

Voordat we kijken naar wat een PMO’er zoal wel en niet doet, is het goed om naar de verschillende types PMO te kijken.

Project PMO

Een project PMO wordt vaak toegewezen aan één groot of meerdere kleine projecten, al dan niet van dezelfde projectmanager. De PMO’er is dan de rechterhand van de projectmanager en biedt ondersteuning. Afhankelijk van de interesses en sterke kanten van de PMO’er kan hij of zij bij activiteiten als financieel en resource management ondersteunen. Hoe verder je groeit in je rol als Project Management Officer, hoe meer en grotere projecten je toegewezen zal krijgen. Een project PMO is vaak naast betrokken bij het project, ook een onderdeel van het grotere PMO team. Hierin kan je veel van elkaar leren, ook al zit je op verschillende projecten.

Programma PMO

Grotere programma’s die bestaan uit kleinere onderdelen of projecten hebben vaak één programma manager. Een programma PMO werkt vaak exclusief op een programma en is de rechterhand van de programma manager. De programma manager is vaak gericht op stakeholder management en het managen van risk en issues. De programma PMO kan dan een grotere en actievere rol spelen in het financieel en resource management van het project en een stuk coördinatie oppakken.

Portfolio PMO

Een portfolio bestaat uit alle projecten en programma’s van een bepaalde afdeling of richting. Een portfolio PMO werkt in plaats van op project niveau, mee op strategisch niveau. De portfolio PMO houden overzicht over de financiële performance van alle projecten in het portfolio en werkt aan het oplossen van risico’s en knelpunten over het hele portfolio heen. Hij of zij kan de manager van de project en programma PMO’s zijn, maar dat is niet altijd het geval. De portfolio PMO kan ook betrokken zijn bij proces verbeteringen en meewerken aan de algehele Project Management Office strategie.

Lees meer: PMO LinkedIn Profiel

4. Wat doet een PMO

Wat de taken van een Project Management Officer zijn, hangt vaak af van de doelstellingen van het bedrijf en de volwassenheid van het Project Management Office. Natuurlijk telt de ervaring van de PMO’er zelf en zijn/haar interesses ook mee. Er zijn een aantal activiteiten die in de meeste gevallen wel voorkomen, andere taken zijn iets specifieker voor bepaalde omgevingen. PMO’ers werken zelden in isolatie. Sowieso zijn PMO’ers vaak gekoppeld aan een projectmanager. Maar ze werken in hun dagelijks werk ook vaak samen met bijvoorbeeld resourcemanagers of business controllers.

4.1 Standaard taken van een project management officer

Status en voortgangrapportages

Status rapportages maken (of het ondersteunen / voorbereiden van de rapportages) wordt vaak gezien als de kerntaak van een Project Management Officer. De PMO’er krijgt informatie van de projectmanager en het team en werkt zo de status en voortgang van het project bij. Dit wordt dan gerapporteerd aan bijvoorbeeld de stuurgroep van het project. De voortgang kan worden bijgehouden in Excel of Microsoft Project of een Agile tool als JIRA. Wekelijkse of maandelijkse rapportages kunnen bijvoorbeeld in Powerpoint gemaakt worden of in de rapportage tool van het bedrijf zelf.

Planningen maken en bijhouden

Net zoals bij het bijhouden van de voortgang van het project, werkt een PMO’er vaak mee aan de planning van het project en/of het programma en portfolio. Hierbij wordt meestal gekeken naar de toekomst van het project (hoeveel werk moet er nog gedaan worden?). Als je solliciteert op een PMO vacature is naast een PMO of project management certificaat, ervaring met een projectplanning tool als Microsoft Project echt een pre. Naast het bijhouden van planningen kan een PMO’er ook de planningen van verschillende projecten monitoren. Zo kunnen tijdig knelpunten (bijvoorbeeld voor de beschikbaarheid van mensen of systemen) gesignaleerd worden. In sommige bedrijven zijn er ook speciale planning managers, waarmee een PMO dan kan samenwerken.

Financieel management

Het financieel resultaat van een project is aan het eind van de dag de verantwoordelijkheid van de projectmanager. Toch kan de Project Management Officer zeker ondersteunen in het financieel management van het project. Het bijhouden van tijdschrijven van de projectmedewerkers, het verwerken van facturen van leveranciers, of vergelijken van wat er al is uitgegeven met het behaalde resultaat. Dit zijn typische PMO activiteiten.

Er zijn ook PMO’ers die op verschillende projecten of programma’s werken. Op zo’n positie kun je financiële risico’s en mogelijkheden over het gehele portfolio analyseren. Op die manier kan druk op het budget van bepaalde projecten wellicht verlicht worden door andere projecten.

Afhankelijk van de ervaring van de PMO’er kan er meer verantwoordelijkheid en grotere projecten toegewezen worden. Het ondersteunen van een project van €50.000 is natuurlijk heel wat anders dan het begeleiden en stroomlijnen van een portfolio van 20 miljoen. Voor het financieel management wordt vaak samengewerkt met de portfolio PMO en de project controller en/of de business controller.

Resource management

Resource management gaat over het managen van de mensen die op een project werken. Op simpele, kleinere projecten werken soms maar 2-5 mensen, waar op grote projecten honderden mensen kunnen werken. Een PMO die ondersteunt op het gebied van resource management zorgt ervoor dat resource aanvragen worden uitgezet, mensen op de juiste projecten worden geboekt en dat mensen niet op te veel projecten worden ingezet.

In grotere organisaties zijn er vaak aparte resourcemanagers die over alle projecten heen de inzet van mensen bekijken. Deze mensen kijken naar welke profielen meer vraag is en ondersteunen in de recruitment processen. Een PMO vraagt vaak mensen aan voor zijn of haar eigen projecten en levert input voor de resourcemanagers.

Document & Vergadering voorbereiding

Veel PMO’ers ondersteunen de projectmanagers of de portfolio PMO in het voorbereiden van documenten. Dit kunnen powerpoint presentaties zijn, notities van vergaderingen of analyses in Excel. Deze werkzaamheden zijn voor een gedeelte standaard en keren elke week/maand terug, maar het komt ook voor dat er ad-hoc aanvragen zijn.

Wat is een PMO procesverbeteringen
Als PMO'er zorg je dat mensen elkaar kunnen vinden en je houdt de bal aan het rollen!

4.2 Optionele pmo activiteiten

Change management en communicatie

In sommige (grotere) projecten en programma’s worden PMO’ers soms gevraagd een stukje communicatie op zich te nemen. Dit kan het uitzenden van herinneringen of deadlines zijn, of mails met voortgang van het project of behaalde milestones. Enkele keren worden PMO’ers ook gevraagd te ondersteunen in het creëren van trainingsmaterialen. Dit laatste is vooral het geval als de PMO’er hier ook ervaring of affiniteit mee heeft. Mocht je interesse hier liggen en je reageert op een PMO vacature, is het handig dit in je gesprekken al mee te nemen.

Stakeholder Management

Stakeholder management op hoger niveau is standaard de rol van de project / programma manager. Op een operationeel niveau springt de PMO hier soms echter bij. Dit kan bijvoorbeeld zijn bij het opzetten van een stakeholder overzicht of mapping, of het uitzoeken wie voor een bepaald gedeelte van het programma verantwoordelijk is. Stakeholders kunnen variëren van interne tot externe stakeholders, van operationeel tot strategisch niveau. Het is aan de PMO en de project of programma manager om te kijken wie wat op pakt.

Risk & issue management

Het managen van risks en issues is een taak die af en toe voorkomt in de PMO. Het administreren van de risks en issues daarentegen komt wel heel vaak voor. In dit geval krijgt de PMO van de project manager door welke zaken er spelen, zodat de PMO deze in de risk en issues log kan plaatsen en bijhouden. Voor medior of senior PMO’ers is het meer gebruikelijk om zich ook inhoudelijk bezig te houden met risico’s en hierin de project manager te ondersteunen.

Supplier management

Supplier management kan een PMO activiteit zijn die belangrijker wordt als er 1 of meerdere externe leveranciers meewerken aan een project. Vooral bij grootschalige (IT) projecten zijn er vaak meerdere partners en leveranciers die bepaalde activiteiten binnen het project uitvoeren. Denk aan een software leverancier, een implementatie partner en een support partner. Al deze partijen moeten nauw betrokken worden bij het project, zeker ook in termen van financiële afspraken. Het bijhouden van de facturering van leveranciers is een typische PMO activiteit. Soms kan een PMO’er zelfs ondersteunen in het onderhandelen van contracten en de communicatie met een leverancier.

Contract Management, zoals hieronder wordt besproken, is ook een veel voorkomende activiteit binnen supplier management.

Contract management

Een PMO’er is geen Contract Manager. Contract managers zijn voor de lange termijn strategisch verantwoordelijk voor het neerzetten van contracten en voor bijvoorbeeld kostenbesparingen. PMO’ers kunnen daarentegen ten tijde van een project of programma wel ondersteuning bieden in contract management. Dit kan bijvoorbeeld door het monitoren van de contractuele afspraken of de projectmanager wijzen op het niet nakomen van afspraken van leveranciers. Hier kunnen financiële consequenties aan vast zitten. Ook kunnen bijvoorbeeld Portfolio PMO’s mogelijkheden voor meer efficiëntie of juist problemen met bepaalde leveranciers herkennen.

Proces verbeteringen

Als je het leuk vind om over processen na te denken, zit je in sommige PMO jobs perfect. Het opzetten van nieuwe processen of het verbeteren van huidige processen kunnen leuke mini projecten zijn. Als je handig bent in bijvoorbeeld Excel of Sharepoint kun je soms ook de proces verbeteringen gelijk bouwen en in werking stellen.

Document & quality control

Voor sommige organisaties is bet bewaken van de kwaliteit van processen en controle van documenten erg belangrijk. Denk hierbij bijvoorbeeld aan farmaceuten of financiële instellingen. Maar ook andere bedrijven krijgen audits en zijn gebaat bij het netjes bijwerken van databases van documenten en versie controle van bestanden. Ook al kunnen dit soort zaken in de hectiek van de dag wel eens op de achtergrond verdwijnen, het is erg fijn als dit goed geregeld is. Sommige organisaties hebben hier document beheersing professionals voor, in andere organisaties speelt de Project Management Officer hier een cruciale rol in.

Wat is een PMO project programma portfolio pmo activiteiten PMO
Documentmanagement is een activiteit die sommige organisaties binnen de PMO onderbrengen

5. Wat doet een PMO niet

In het kort: een PMO’er is geen project manager en geen secretaresse of personal assistant.

Een PMO’er heeft nooit eindverantwoordelijkheid over een project. Een project wordt ook nooit geleid door een PMO. Wel kan een Project Management Officer bepaalde delen van een programma op zich nemen, zoals het financieel of planning management. Ook gaat een Project Management Office over de rapportage methodes, de algemene aanpak en stage gates waar een project doorheen moet. Een PMO kan ook geen besluiten nemen in en over projecten, maar kan hier wel input voor leveren. De eindverantwoordelijkheid voor en de manier waarop een project gerund wordt blijft altijd bij de project manager liggen.

In bedrijven waar PMO strategisch wordt ingezet, zul je niet snel een PMO’er vinden die kamers reserveert, lunches voorbereid, vluchten boekt of afspraken voor de project manager in zijn agenda zet. In vele gevallen zal de project manager dit zelf doen, of is een secretariële afdeling of zelfs project secretaresse beschikbaar die hierin kan assisteren.

De echte (strategische) waarde van een PMO zal naar boven komen als deze mensen op de juiste manier ingezet worden. Natuurlijk kunnen bedrijven op bovenstaande punten verschillen en kunnen er andere verwachtingen zijn. Ook de samenwerking tussen de PMO en zijn of haar project manager(s) kan hierin bepaalde nuances aanbrengen. Twijfel dus niet om dit soort vragen te stellen in een sollicitatie gesprek voor een PMO functie.

6. Waar vind je een PMO

Je vindt een PMO, en daarmee project-, programma- en portfolio Management Officers, in allerlei soorten organisaties. Van Multinationals tot MKB tot non-profit organisaties. Binnen deze organisaties vind je naast de lijnorganisatie (die zich bezighoudt met de dagelijkse activiteiten) ook vaak een project organisatie. Deze afdeling kan zich bijvoorbeeld focussen op verbetertrajecten of IT implementaties. Als mensen klaar zijn met één project, gaan ze vaak door naar het volgende.

In principe kan elke organisatie die over langere tijd één of meerdere projecten tegelijkertijd heeft draaien een Project Management Office installeren. Wel zit er natuurlijk een significant verschil in de grootte van de PMO afdeling en op welk niveau zij betrokken zijn.

Essentium werkt veel samen met multinationals. In dit soort bedrijven zijn de Project Management Offices vaak erg uitgebreid. De PMO’ers zelf kunnen werken op project niveau, programma niveau, portfolio of zelfs strategisch niveau. PMO afdelingen binnen IT organisaties van multinationals kunnen variëren van 5 tot wel 35 mensen. Dit zijn ook perfecte plekken om de kneepjes van het vak te leren.

Maar ook in het MKB kunnen PMO’ers van grote waarde zijn. In dit geval zie je vaak ervaren freelance PMO’ers of project ondersteuners in plaats van een volledige project management office. Het kan in dat geval efficiënter zijn per project een ervaren iemand in te huren, dan intern iemand op te leiden of continue een volledige FTE aan project ondersteuning te hebben. In kleinere bedrijven is er ook sneller overlap tussen de taken van de project manager en de PMO, omdat er niet genoeg mensen zijn om alle taken aan aparte mensen te geven.

In dit artikel hebben we besproken wat een PMO is, wat een PMO’er doet en waar je PMO’ers kunt vinden. Natuurlijk hangen al deze zaken af van de persoon zelf en de bedrijven waar een PMO’er gedetacheerd kan worden. Wil jij graag als PMO’er aan de slag voor toffe klanten? Bekijk direct onze PMO vacatures of neem contact op met één van onze consultants.